Xtime - Die Softwarelösung für die Zeiterfassung

Software für Zeitmanagement und Zeitwirtschaft

Xtime ist eine moderne und zukunftsweisende Software für das Erfassen und Auswerten der Arbeitszeiten und der Abwesenheiten des Personals. Die Software unterstützt den Unternehmer bei der Kontrolle der geleisteten Arbeitszeiten sowie der Abrechnung allfälliger Über- oder Fehlzeiten.

Folgend eine Auflistung der wichtigsten Highlights im Kurzüberblick:

• Arbeitszeitnachweis
• Überzeitberechnung
• Ferienplanung
• Abwesenheitskontrolle
• Spesenverwaltung
• Anwesenheitsübersicht

Durch die Abstufung in verschiedene Editionen und den modularen Aufbau eignet sich die Software für kleine und für grosse Unternehmen. Ausserdem kann die Software sowohl als Einplatzsystem auf einem einzelnen Rechner wie auch als Mehrplatzsystem auf einem Server eingesetzt werden. Dabei werden alle gängigen Betriebsysteme und auch Microsoft Terminalserver- und Citrix-Umgebungen unterstützt. Die Daten werden für die Auswertungen in einer modernen Datenbank gespeichert und erlauben dadurch jederzeit einen schnellen und effizienten Zugriff.

Xtime ist an keine bestimmte Branche gebunden und lässt sich somit vom lokalen Bäckerbetrieb mit 2 - 3 Mitarbeitern bis zur globalen Produktionsfirma mit einigen hundert Mitarbeitern überall sinnvoll einsetzen.

• Handel / Gewerbe
• Industrie / Produktion
  
• Gastronomie / Hotellerie
• Dienstleistung / Service
• Transport / Lager
• Bau / Entsorgung
• Banken / Versicherungen
• Öffentliche Verwaltungen

Mit einer korrekt geführten Stundenabrechnung lassen sich in jedem, auch noch so kleinen Betrieb erhebliche Kosten, welche durch zeitraubende Diskussionen über geleistete oder nicht geleistete Überstunden am Monatsende entstehen, einsparen. Durch den Arbeitszeitnachweis können zudem bei Entlassungen böse Überraschungen bezüglich Lohnnachforderungen vermieden werden.

Die Arbeitszeiten können im Xtime einerseits manuell oder andererseits mit Hilfe eines oder mehrerer Erfassungsterminals automatisch im System erfasst werden. Die Zeiten können natürlich auch bei der automatischen Erfassung über die Terminals nachträglich ergänzt oder abgeändert werden. Es stehen sowohl stationäre als auch mobile Erfassungsterminals zur Verfügung. Die Erfassung über die Terminals erfolgt personalisiert entweder mit kontaktbehafteten Chipkarten oder mit kontaktlos Tags (auch Batches genannt). Detaillierte Informationen über die beiden Systeme, welche sich übrigens auch kombiniert einsetzen lassen, befinden sich unter Zeiten stempeln.

Der Vorteil beim Einsatz von Erfassungsterminals liegt auf der Hand. Durch die zeitnahe Erfassung ist in der sogenannten Anwesenheitsübersicht jederzeit auf einen Blick ersichtlich, welche Mitarbeiter überhaupt anwesend sind. Bei planmässigen Abwesenheiten oder aktuell nachgeführten Daten geht in der Anwesenheitsübersicht sogar hervor, aus welchem Grund bestimmte Personen nicht anwesend sind.

Xtime lässt sich komplett individuell konfigurieren. Sowohl die Zeitmodelle (wer muss wann und wie viel arbeiten?) als auch die Zeitarten (Arbeitszeit, Pausenzeit, Abwesenheitszeit) sowie die Spesenarten (Mittagessen, Übernachtung, Kilometerentschädigung) können bei Bedarf frei definiert werden. Dabei lassen sich beliebig viele Zeitmodelle, Zeitarten und Spesenarten erfassen. Es wäre also sogar denkbar, dass in einem vielseitigen Betrieb jeder Mitarbeiter ein eigenes Zeitmodell besitzt. Der Flexibilität sind somit keine Grenzen gesetzt. Damit die Software allerdings möglichst schnell im produktiven Betrieb eingesetzt werden kann, besteht allerdings auch die Möglichkeit auf eine vordefinierte Standardkonfiguration zurückzugreifen.

• Flexible Zeitmodelle
• Flexible Zeitarten
  
• Flexible Spesenarten

Mit Hilfe der Zeitmodelle lassen sich in Xtime sowohl Tages-, Wochen-, Monats- als auch Jahressollzeiten abbilden. Die Sollzeit gibt vor, wie viele Stunden ein Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitraums arbeiten muss. Die Differenz zwischen Sollzeit und geleisteter Arbeitszeit wird in einem sogenannten Gleitzeitsaldo geführt. Ein negativer Wert bedeutet, dass der Mitarbeiter "zu wenig" und ein positiver, dass er "zu viel" gearbeitet hat. Beim positiven Fall spricht man von Überzeit, welche dann wieder mit Freizeit kompensiert werden kann. Bei Angestellten im Monatslohn oder bei Kaderangestellten kann die Ausweisung des Gleitzeitsaldos wahlweise auch deaktiviert werden. Für die Berechnung der Überzeit können diverse weitere Einstellungen, wie beispielsweise eine Toleranzzeit, gesetzt werden.

Optional können im Xtime auch die Spesen verwaltet werden. Das System verfügt über die Cleverness, dem Mitarbeiter bestimmte Spesenarten bei definierten Bedingungen automatisch gutzuschreiben. Beispielsweise kann dies an der Menge der geleisteten Arbeitsstunden festgemacht werden.

Xtime ist in zwei verschiedenen Ausführungen erhältlich. Einerseits gibt es eine Standard Edition und andererseits eine Advanced Edition. Beide Editionen können mit Erfassungsterminals kombiniert werden. Der Unterschied der zwei Editionen liegt hauptsächlich im Umfang der verfügbaren Auswertungen. Zudem verfügt die Advanced Edition über die Möglichkeit, Arbeitszeiten auf Projekte oder Kostenstellen zu erfassen und entsprechend auszuwerten.


Bereits in der Standard Edition bietet die Zeiterfassungssoftware eine Vielzahl an nützlichen Auswertungen. Nebst der Stundenkontrolle, welche jederzeit den aktuellen Ferien- und Überzeitsaldo ausweist, gibt es ein Erfassungsprotokoll, mit welchem die erfassten Daten ganz genau kontrolliert werden können. Mit Hilfe einer Fehlerliste können sowohl fehlende Belege als auch Erfassungsfehler problemlos aufgespürt werden. Eine Abwesenheits-, eine Zeitarten-, eine Saldo- und eine Spesenliste vervollständigen das Angebot. Sämtliche Auswertungen können zudem für weitere individuelle statistische Analysen ins Microsoft Excel aufbereitet werden.

Der Datenschutz und die Benutzerberechtigungen werden in Xtime gross geschrieben. Aus diesem Grund steht ein umfangreiches Tool zur Definition von Benutzerrechten auf Programm- und Funktionsebene zur Verfügung. Dabei können beliebig viele Benutzer erstellt und mit individuellen Passwörtern ausgestattet werden. Diese werden in der Datenbank als Hashcodes gespeichert und sind somit durch Fremdzugriffe von aussen geschützt. Für kleinere Betriebe, bei welchen eine Benutzeranmeldung nicht zwingend gewünscht wird, lässt sich diese allerdings auch deaktivieren.

Xtime ist eine Software, welche sich aufgrund der Funktionalität und ihrer Flexibilität in ganz Europa einsetzen lässt. Deshalb steht sie auch in mehreren Sprachen zur Verfügung. Die Sprachpalette wird aktuell laufend ausgebaut. Zurzeit sind bereits folgende Sprachen verfügbar:

• Deutsch
• Französisch
• Italienisch
• Holländisch
• Portugiesisch
• Slowenisch
• Türkisch

In Kombination mit der Transportsoftware Xtrans lässt sich Xtime als zusätzliches Modul vollständig integrieren. Die daraus resultierenden Vorteile liegen auf der Hand. Einerseits muss nicht mit zwei verschiedenen Programmen gearbeitet (nur 1 x Schulung, nur 1 x Datensicherung, nur 1 x Updates, etc.) und andererseits müssen die Stammdaten nicht doppelt gepflegt werden. Ausserdem lässt sich Xtime auch mit EttcoScanDigital - der Software für das Archivieren und Auswerten der Tachoscheiben und der Daten des digitalen Tachographen, kombinieren. Dabei besteht die Möglichkeit, die aufgezeichneten Tachodaten per Knopfdruck für die Zeiterfassung zu übernehmen.

Abschliessend lässt sich festhalten, dass die durch den Einsatz von Xtime gewonnene Übersicht über die angefallenen Stunden wesentlich dazu beiträgt, die entsprechenden Personalressourcen im Betrieb bedürfnisgerecht und optimiert einzusetzen. Wodurch vor allem in wirtschaftlich schwierigeren Zeiten unnötige Leerlaufe und teure Ausfallzeiten vermieden werden können.

Eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen befindet sich auch auf unserem einseitigen Prospektblatt.

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