Xtrans - Offertwesen
Mit Hilfe des Offertwesen können Offerten erstellt und gedruckt werden. Falls es zum Auftrag kommt, kann eine Offerte einfach per Knopfdruck in eine Auftragsbestätigung umgewandelt werden. Anschliessend können die offerierten Leistungen und Produkte in den Tarif übernommen werden. Somit stehen die offerierten Preise und Rabatte beim Fakturieren automatisch wieder zur Verfügung. Spezielle Preisvereinbarungen gehen dadurch nicht mehr vergessen und ersparen das Erstellen von nachträglichen Gutschriften aufgrund von falsch fakturierten Preisen und Rabatten.
Die Offerten können sowohl für bestehende Kunden als auch für Adressen, welche noch nicht im System erfasst sind, erstellt werden. Wenn es dann zum Auftrag kommt und eine entsprechende Bestätigung erstellt wird, werden der Kunde sowie auch eine allfällige Baustelle automatisch, mit allen offerierten Bedingungen, wie beispielsweise der Währung oder der Zahlungsbedingung, in den Stammdaten eröffnet.
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Beim Schreiben von Offerten können die Standardpreise sowie auch bereits erstellte Tarife des entsprechenden Kunden berücksichtigt werden. Ausserdem kann direkt aus dem Offertwesen auf die Kalkulation zugegriffen werden. Der kalkulierte Preis lässt sich anschliessend problemlos per Knopfdruck in die Offerte übernehmen. Grundsätzlich lassen sich sowohl Nettopreise als auch Rabatte auf allgemein gültige Grundpreise offerieren. Mit einem ausgeklügelten System lassen sich einzelne Offertpositionen in beliebiger Form totalisieren.
Die Offerten können auf Papier ausgedruckt und per Post zugestellt oder als PDF-Dokument per E-Mail verschickt werden. Es besteht auch die Möglichkeit, die Offerten per Fax zu versenden. Zu jeder Vorlage können ein Deckblatt und allgemeine Bestimmungen (AGB's) hinterlegt werden. Unabhängig davon, ob eine Offerte oder eine Auftragsbestätigung ausgedruckt, per E-Mail verschickt oder per Fax versandt wird, kann wahlweise bestimmt werden, ob das Deckblatt oder die allgemeinen Bestimmungen mitgedruckt werden sollen.
Es besteht die Möglichkeit, beliebig viele Vorlagen zu erstellen und zu speichern. Somit kann für jedes Anwendungsgebiet eine eigene Musterofferte angelegt werden. Beim Erfassen einer neuen Offerte kann dann die gewünschte Musterofferte als Vorlage übernommen werden. Somit müssen nur noch die Preise und Rabatte angepasst werden und die neue Offerte kann bereits ausgedruckt werden.
Erledigte Offerten, ob mit positivem oder negativem Auftragsausgang, können archiviert werden. Damit ist gewährleistet, dass das Offertwesen nie überladen wirkt, sondern immer einen schnellen Zugriff auf die aktuellen Offerten zulässt. Die archivierten Offerten sind natürlich nicht verloren, sie lassen sich mit einer Funktion jederzeit wieder einblenden.
